Помощник руководителя / Референт / Администратор офиса

- Поддержка деятельности руководителя, административная деятельность.
- подготовка документов для оформления лицензий, сертификатов продукции, регистрация ТЗ (Роспатент), получение штрих-кода для продукции.
- разработка дизайна для упаковки продуктов, производимых компанией.
- оформление производственной базы (вывески, постеры, флаги, скатерти, полиграфическая продукция, оклейка машин, заказ спецодежды, нанесение логотипа на спецодежду).
- разработка и контроль сайта компании (внесение новостей).
- осуществление и сбор материалов, информации, необходимых руководителю, подготовка справочной и аналитической информации.
- оформление заявок сотрудников на билеты (составление писем-заявок, утверждение, контроль документооборота по билетам).
- сроковый и исполнительный контроль по приказам руководителя.
- деловая переписка.
- организация и координация встреч руководителя, напоминание о встречах и поручениях.
- подготовка к собраниям (оповещение участников о месте и времени, повестке дня), сбор необходимой информации.
- исполнение личных поручений.
- осуществление связи с компаниями партнёрами, сопровождение документооборота, доведение проекта до окончания.
- однодневные поездки (подписание документов).
- ведение клиентской базы (форма компании)
- организация корпоративов в компании.
- формирование заявок для нужд офиса, контроль оплаты счетов, доставки.
- ведение и внесение изменений внутренней базы контактов компании.
- предоставление информации и контроль оплаты мобильной связи сотрудников, согласно служебной записки.

- ведение документооборота.
- ведение календаря Президента компании, контроль встреч.
- выполнение поручений и просьб руководителя.
- бронирование билетов, VIP залов, гостиниц.
- работа с полиграфической компанией (заказ визиток, бланков, календарей).
- сбор и подготовка информации по различным темам.

- Общее руководство деятельностью Секретариата, организация, координирование и контроль его деятельности.
- Сбор информации и доведение сотрудникам холдинга (Приказы и Распоряжения, в том числе касающиеся сферы деятельности в рамках полномочий).
- Прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail).
- Своевременное информирование руководителя о результатах выполненных поручений.
- Подготовка и обеспечение совещаний, деловых встреч. Ведение протоколов.
- Обеспечение жизнедеятельности 3-х офисов: организация и обеспечение необходимыми для работы офисов товарно-материальных ценностей (анализ и определение потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, осуществление сбора заявок и составление плана на канцтовары, расходные материалы, мебель, воду и др.; контроль наличия канцтоваров и расходных материалов; заключение договоров).
- Отчеты по мобильной связи. Детализация звонков сотрудников.
- Делопроизводство (регистрация вх/исх корреспонденции, сохранность документации, систематизирование документов, организация контроля исполнения поручений).
- Распечатка бухгалтерских документов за предыдущий месяц в 1С версия 8.2 (а/с, т/н, с/ф) 150 компаний.
- Формирование пакета исходящей документации, проверка корректности их оформления, соответствия стандартам, установленным для соответствующих документов, а также контроль наличия необходимых подписей и печатей.
- Составление договоров с контрагентами.
- Бронирование билетов, гостиниц, VIP-залов и дорожек. Регистрация в выставках и конференциях.
- Работа с полиграфической компанией (заказ визиток, бланков, календарей).
- Организация бесперебойной работы секретарей, водителей, курьерской службы.
- Взаимодействие с управляющей компанией, арендодателями, в т.ч. по вопросам пропускного режима, арендных отношений, обмена документами.
- Сбор и подготовка информации по различным темам.
- Организация корпоративов в офисе и экскурсионных маршрутов.

Составление договоров купли-продажи квартир и нежилых помещений.
Работа с клиентами.
Подготовка пакета документов по оформлению собственности в регистрационных палатах г. Москвы и МО

Выполнение поручений руководителя.
Подготовка и оформление уведомлений, регистрация иностранных граждан в ОВИР, ФМС России по Московской области для оформления Разрешения на работу иностранных граждан.
Подготовка документов для оформления лицензий и сертификации предприятия.
Организация и планирование рабочего дня руководителя.
Делопроизводство, регистрация вх/исх корреспонденции, доведение распоряжений руководителя до исполнителей, контроль исполнения приказов и распоряжений.
Сроковый и исполнительный контроль.
Подбор и управление вспомогательным персоналом: курьерской и клинингслужб.