Администратор

Организация мероприятий (конференции, выставки, лекции) ведение переговоров. Работа с организаторами мероприятия( выбор площадки, разработка стенда, подача списков участников, предоставление информации о компании) Выбор, поиск, проведение тендера на доп. Активность Разработка макетов с дизайнерами для оклейки стенда, пригласительных, программ мероприятий). Проведение тендеров на выбор компании на загран. поездки Ведение загран. поездки, г.Флоренция, г. Мюнхен, г. Гётеборг. ( выбор гостиницы, ресторанов, экскурсий, согласование билетов и трансферов).

Ведение документооборота отдела. Работа в navision(заведение договоров, счётов, актов). Разработка и контроль изготовления Pos-материалов с дизайнерскими агентствами. Распределение и рассылка Pos- материалов на мед.представителей (по России). Проведение тендеров на доп.активности. Подготовка к цикловой конференции: Проведение тендера и изготовление: бейджи, программы, ролл-апп, толстовки, сумки, ручки, ежедневники. Распределение сотрудников по залам на время обучения. Контроль подачи кофебрейков. Рассадка на галаужин. Выбор ведущего и программы.

- Развитие и сопровождение маркетингового проекта;
- Привлечение клиентов к участию в проекте;
- Проведение переговоров и заключение договоров и доп. соглашений;
- Подготовка и проведение презентаций проекта;
- Формирование и предоставление ежемесячной внешней отчетности отчетности;
- Формирование ежемесячного и декадного списка акций;
- Оповещение подразделений о проводимых акциях, их условиях и сроках проведения;
- Контроль расходования бюджета проекта;
- Контроль выполнения условий проекта участниками;
- Ведение базы данных в 1С и Excel;
- Написание технических заданий по коррекции программных средств;
- Подготовка к проведению выездных зарубежных конференций.

Обеспечение документооборота предприятия: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, учет, хранение, архивирование документов.
- Подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности предприятия.
- Ведение базы данных.
- Подготовка совещаний и заседаний, проводимых генеральным директором (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
- Организация командировок сотрудников: заказ авиа- и железнодорожные билеты, бронирование гостиницы.
- Координация и контроль работы водителя: (прием заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта компании); курьера (прием заявок и разработка графика); уборщицы.
- Организация обеспечения офиса и подразделений канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемку, учет, хранение и выдачу.
- Учет рабочего времени сотрудников.